Keď som dostal od klienta tašku preplnenú dokladmi, doľahol na mňa stres z toho enormného množstva práce, ktorá ma čakala. Pochopiteľne som si nemohol dovoliť sklamať dlhoročného zákazníka, a jeho požiadavka na spracovanie dokumentov v termíne štrnástich dní bola skutočnou výzvou.

Klient poslal vyúčtovania z príspevkov a grantov svojim donorom, pričom na spracovanie finančných a obsahových správ potreboval aktívny prístup k dokladom. Zamyslel som sa, ako čo najrýchlejšie a najjednoduchšie túto úlohu vyriešiť. Aby som vyhovel požiadavkám klienta, potreboval som všetky doklady naskenovať, roztriediť, sprístupniť ich, spracovať v účtovníctve a výsledok v podobe dokladov doručiť v štruktúrovanej forme zákazníkovi. Okrem toho bolo mojou úlohou spracovať daňové priznanie a účtovnú uzávierku.

Obrovským pomocníkom pri riešení tohto komplikovaného zadania bol nečakane práve systém Archiles –archív s extrakciou dát, ktorý sa, bez akýchkoľvek problémov, napojil do môjho účtovného softvéru. Jeho najväčším benefitom pre mňa bola možnosť zdieľania dokumentov a voľného prístupu prakticky odkiaľkoľvek, kde som mal k dispozícii internet.

Oskenovať vreco dokladov a uložiť ich do systému Archiles mi trvalo približne deň. Nasledujúce popoludnie trvalo nahratie dokladov a ich roztriedenie do jednotlivých kategórii, nevyhnutné pre ich prehľadné účtovné spracovanie. Fakticky, v rámci jedného dňa sa mi vďaka tomuto systému podarilo všetky naskenované doklady spracovať a vyexportovať priamo do účtovníctva, pričom doklady sme, ja a môj, tím nemuseli ani fyzicky držať v rukách. Taktiež sme nemuseli strácať drahocenný čas riešením otázok, kto, kedy, a aké doklady spracuje. Nemuseli sme to riešiť v určitom čase, ale voľne, kedykoľvek sme mali chuť a čas, a tým sa, okrem iného, rapídne zvyšovala efektivita našej práce. Zároveň toto všetko prebiehalo komplexne, na jednom mieste- v Archilesovi.

Po spracovaní dokladov som si približne za pol dňa prešiel vo svojom účtovnom softvéri ich zaúčtovanie. Výsledok práce s Archilesom bol v konečnom dôsledku taký, že prácu, s ktorou by som sa klasickým spôsobom trápil dva týždne, som mal hotovú plus-mínus za dva dni.

Systém Archiles mi, v rámci módu garant, pomohol spracovať obrovský objem dokladov bez špeciálnych zásahov neporovnateľne rýchlejšie, s minimálnym stresom a absolútne bez časovej straty. Svoju budúcu prácu s dokladmi si bez tohto pomocníka už ani nechcem predstaviť. Po skúsenosti s týmto programom, aj napriek miernej zmene spôsobu fungovania, som rozhodnutý aplikovať systém Archiles na prácu so všetkými účtovnými dokladmi, a to hneď od začiatku nového účtovného obdobia.

Výhody prechodu na systém Archiles na začiatku účtovného obdobia:

• prístup k účtovným dokumentom cez online systém
• spracovanie dokumentu z papierovej podoby do digitálnej formy a získanie cenných účtovných informácií bez námahy
• flexibilná koordinácia zainteresovaných osôb
• venovanie pozornosti iným problémov, zatiaľ čo sa údaje z dokumentov získavajú automatizovane
• plnohodnotné nahliadanie do dokumentov a ich aktuálneho stavu
• analytické a štatistické výstupy podchytené systémom
• jasné systematické triedenie v intuitívnom archíve
• exkluzívna možnosť platby dokladov cez QR-pay systém
• export získaných dát priamo do Vášho účtovníctva

Najväčším nepriateľom účtovníkov sú jednoznačne čas a vzdialenosť. Permanentný nedostatok času znamená život v termínoch, ktoré sú ťažko dodržateľné, pričom nad účtovníkovou hlavou visí neustále meč pokuty. No a keď už je konečne čas na spracovanie dokladov, tie sa vďaka Murphyho zákonom nachádzajú buď u klienta v mail boxe, v krabici s ostatnými papiermi, prípadne v nejakej úplne inej kancelárii… Tá lepšia možnosť, kedy sú doklady k dispozícii na internete – v nejakom cloud riešení. sú bez možnosti ich operatívneho systematického triedenia pre potreby účtovníctva do kategórií, tagov, stavov alebo bez možnosti ich rýchlej úhrady. Jedinečnosť inovatívneho systému Archiles spočíva práve v jeho kompatibilite a komplexnosti, vďaka ktorým sa práca s účtovnými dokladmi stáva omnoho jednoduchšou a naberá nový, moderný rozmer.

Ing. Ján Fukas, účtovník so 17-ročnou praxou a majiteľ účtovnej firmy.

Link na plný video návod, ako začať používať službu Archiles:  Video návod