Export dokumentov z Archilesa

Existujú dva spôsoby ako exportovať faktúry so skontrolovanými údajmi z Archilesa do Fakturácie:

1. Exportovať jeden dokument z jeho detailu
2.  Exportovať viac dokumentov zo zoznamu dokumentov

V prípade ABRY je možné exportovať aj viac kategórií dokumentov naraz. Spolu s dokumentmi sa zároveň exportujú aj kontakty z nich, treba sa však presvedčiť, že je správne vyplnené IČO partnera.

Sprievodca exportom má dve okná:

V prvom určíte špecifické nastavenia účtovného softvéru. Kód pokladne je potrebné vypĺňať iba pri exporte bločkov a musí sa zhodovať so skratkou pokladne v ABRE. Kód typu dokladu vypĺňate iba v prípade, že ste si v ABRE vytvorili vlastný typ dokladu, rovnako sa musí zhodovať s jeho skratkou. Aplikovať ho je však možné len v prípade, že exportujete naraz iba jednu kategóriu dokumentov (t.j. iba prijaté faktúry, iba bločky, a pod.). Pokiaľ pole Kód typu dokladu necháte prázdne, automaticky sa vyplní tak, aby odkazoval na jeden z prednastavených typov dokumentov v ABRE. V prípade bločkov bude typ dokumentu vždy standard, u faktúr buď dobropis, záloha alebo faktúra, a to na základe vybranej kategórie dokumentu v Archilesovi a či je celková suma kladná alebo záporná. Pri exporte faktúr sa presvedčte, že je vyplnené číslo faktúry a dátum splatnosti, keďže ide o povinné polia.

V druhom exportnom okne sa nastavia parametre zaúčtovania dokladov. V systéme Archiles ide o učiaci sa systém predkontácií na základe nastavení podľa Kontaktov (Dodávateľa/Odberateľa) a nastavení príslušnej Kategórie.

UPOZORNENIE: Zaúčtovanie si každým exportom môžete zmeniť a systém si zapamätá posledné nastavenie zaúčtovania v časti Kontakty a Kategórie.

UPOZORNENIE: Pred importom sa uistite, že v systéme ABRA existujú účty so zodpovedajúcimi kódmi.

Exportovaný súbor si vo formáte XML uložíte na lokálny disk.

Import XML súboru do Abry

Z menu si zvolíte Nástroje/Import: Import z XML

Vyberiete si importovaný XML súbor a pokračujete v sprievodcovi importu.

Import úspešne prebehol, ak vidíte podobné potvrdenie:

Následne si môžete naimportované doklady v Abre dohľadať a ďalej s nimi pracovať.

V systéme ABRA platia isté väzby, a preto sa pred importom treba uistiť, že jednotlivé polia sú správne nakonfigurované. Pri exporte polí stredisko, zákazka a činnosť musí daný element už predtým existovať aj v ABRE a jeho kód sa musí zhodovať s kódom v Archilesovi. Rovnako musí v ABRE existovať aj konštantný symbol s kódom zodpovedajúcim konštantnému symbolu zadanému pri exporte faktúry. Aby sa zaistil správny import súm a meny, krajina účtovania v Archilesovi musí zodpovedať štátu legislatívy  firmy v ABRE.

V prípade exportu dokumentu, kde je zahraničný dodávateľ, sa všetky sadzby automaticky vymažú a celkové sumy (ktoré boli na pôvodnom dokumente aj s DPH) budú účtované ako oslobodené od DPH.