Export dokumentov z Archilesa

Spustenie exportu

Existujú dva spôsoby ako exportovať faktúry so skontrolovanými údajmi z Archilesa do OMEGY:

1.  Exportovať jeden dokument z jeho detailu
2.  Exportovať viac dokumentov zo zoznamu dokumentov

Možnosti exportu

Sprievodca exportom má dve okná:

V prvom určíte špecifické nastavenia účtovného softvéru. V Omege si určujete export do základných troch modulov – Partneri, Účtovné doklady/EUD a Fakturácia. Je na vašom zvážení či využijete všetky tri exporty modulov alebo len niektoré z nich.

Od Archiles verzie 2.5.0 je možné prispôsobiť export do EUD konfiguráciou 3 doplnkových polí:

• Kód evidencie
• Kód číselného radu
• Typ dokumentu v EUD

Ak si nie ste istí, radšej uvedené hodnoty nevypĺňajte, inak import nemusí prebehnúť správne. Keď niektorú alebo žiadnu z hodnôt nevyplníte, Archiles si ju odvodí automaticky podľa kategórie a krajiny partnera.

Kód evidencie a číselného radu

Zodpovedá hodnotám uvedeným na začiatku detailu účtovného dokladu:

Typ dokumentu v EUD a typické kombinácie kódov

Typ dokumentu v EUD je interný kód Omegy pre typ dokladu. Interné členenie Omegy umožňuje pre každý typ dokladu evidovať niekoľko evidencií a pre evidenciu rôzne číselné rady.

Typické kombinácie hodnôt uvedených troch polí v poradí kód evidencie, kód číselného radu a typ dokumentu v EUD:

• Bločky: P1 V 160 – sem a do zahraničných bločkov je možné importovať len Archiles doklady typu Pokladňa
• Zahraničné bločky: P2 V 360
• Vystavené faktúry: OF OF 100
• Vystavené preddavkové faktúry: OPF OPF 110
• Odoslané dobropisy: OD OD 120
• Prijaté faktúry: DF DF 130
• Prijaté preddavkové faktúry: DPF DPF 140
• Došlé dobropisy: DD DD 150
• Vystavené zahraničné faktúry: zOF zOF 300
• Vystavené zahraničné preddavkové faktúry: zOPF zOPF 310
• Vystavené zahraničné dobropisy: zOD zOD 320
• Prijaté zahraničné faktúry: zDF zDF 330
• Prijaté zahraničné preddavkové faktúry: zDPF zDPF 340
• Prijaté zahraničné dobropisy: zDD zDD 350
• Interné doklady: IDX IDx 180
• Zahraničné interné doklady: zID zID 380
• Colné deklarácie: CD CD 190
• Zahraničné colné deklarácie: zCD zCD 390

Priradenie účtovných predpisov

V druhom exportnom okne sa nastavia parametre zaúčtovania dokladov. Systéme Archiles sa učí automaticky predvypĺňať predkontácie na základe nastavení podľa Kontaktov (Dodávateľa/Odberateľa) a nastavení príslušnej Kategórie.

UPOZORNENIE: Zaúčtovanie si každým exportom môžete zmeniť a systém si zapamätá posledné nastavenie zaúčtovania v časti Kontakty a Kategórie.

Exportovaný súbor si vo formáte TXT uložíte na lokálny disk.

Import TXT súboru do OMEGY

Vyberiete si v Firma / Import:

Vyberiete si importovaný TXT súbor a pokračujete v sprievodcovi importu.

Keď sa Vám po skončení importu objaví nasledovná hláška, neznamená to ešte, že sa všetky údaje podarilo úspešne naimportovať. Pre overenie stavu import, otvorte LOG súbor, ktorý sa spomína v okne nižšie.

Alternatívne hľadajte v priečinku, odkiaľ ste nahrávali zdrojový súbor (zo systému Archiles), súbor s rovnakým názvom ako zdrojová súbor, len s vymenenou príponou za .LOG.

Identifikácia a riešenie chýb pri importe do Omegy na základe LOG súboru

Omega po importe vygeneruje LOG súbor s rovnakým názvom ako importovaný súbor. V ňom sú uvedené všetky chyby a upozornenia aj s odvolaním sa na číslo riadku v importovanom súboru. Lepšie textové editory, napr. PSPad alebo Notepad++ ukazujú aj čísla riadkov, ak chcete zistiť, ktorého riadku sa záznam v log súbore týka.

Ak ste pri exporte z Archilesa zaškrtli import do Faktúrácie, EUD (Účtovný denník) aj Partnerov, tak to znamená 3 rôzne zápisy do 3 rôznych modulov v Omege, kde každý z nich môže prejsť alebo zlyhať nezávisle od seba. Ak mal doklad aj položky, môžu sa objaviť aj chyby pri importe niektorých z nich.

Najčastejšie chybové hlášky

Partner už existuje v číselníku. Ak ste pri importe nezvolili možnosť prepísať existujúce záznamy, tak sa pri partneroch, ktorých už máte zadefinovaných v Omege, objaví táto hláška. Nie je to chyba, len informácia pre Vás.

Taký doklad už existuje, neimportujem ho znovu. Ak ste pri importe nezvolili možnosť prepísať existujúce záznamy a Omega našla záznam s rovnakým identifikátorom v module Fakturácia alebo Účtovný denník, tak tieto doklady nebude importovať znova. Väčšinou je to len informácia pre Vás a nie chyba.

Chýba hlavička dokladu. Informácia, že nebola naimportovaná položka dokladu, pretože sa nepodarilo naimportovať základné údaje dokladu (do Fakturácie alebo Účtovného denníka). Túto chybu môžete väčšinou ignorovať. Treba sa pozrieť na chybu/upozornenie predtým, pre ktorú zlyhal import hlavičky. Napr. ak u 2 položiek je uvedené, že chýba hlavička dokladu, a nad tým, že taký doklad už existuje, tak to znamená, že ide o duplicitný záznam, preto ani položky nemohli byť naimportované.

Spätný import interných čísiel a platieb z účtovného programu OMEGA

Faktúry a bločky vyexportované zo systému Archiles a naimportované do Omegy, je možné spätne vyexportovať z Omegy a naimportovať do Archilesa. Archiles si po importe uloží interné čísla z Omegy a aktualizuje informácie o platbách. Viac informácií v samostatnom článku Import interných čísiel a platieb z účtovného programu OMEGA.